Diagnóstico situacional
Avaliação do estado atual e estabelecimento das necessidades e melhorias, visando a preservação, a segurança, acessibilidade do acervo e eficiência do arquivo.
Mapeamento de Processos
Realização de entrevistas e análise dos processos estabelecidos, visando identificar as ações que precisam ser desenvolvidas.
Tecnologia e Infraestrutura
Definição de sistemas de gerenciamento de documentos, de acordo com a necessidade da instituição;
Políticas e Procedimento
Desenvolvimento de políticas e procedimentos claros para a gestão de documentos e registros, abrangendo a criação, a classificação, a preservação, a eliminação e o acesso.
Digitalização e Indexação
Estabelecimento de procedimentos para digitalização, definição de instrumentos, metadados e padronização
Treinamento
Treinamento da equipe e usuários, assegurando as melhores práticas e continuidade dos trabalhos.
Integração e Migração
Transferência de metadados, no caso da existência de sistemas antigos ou em desuso. Possibilitar a interoperabilidade entre sistemas existentes ou que venham a ser implantado.
Comunicação e Engajamento
Promoção do dialogo e divulgação junto aos envolvidos com as mudanças, informando sobre os benefícios das ferramentas adotadas.
Benefícios
Economia de tempo para localização e recuperação da informação, de recursos financeiros e humanos, bem como otimização do espaço.
